Checkliste für die Planung einer Klassenfahrt

◦ Termin und Reisedauer der Klassenfahrt mit der Schulleitung abstimmen

◦ Kostenrahmen festlegen

◦ Diskussion in der Klasse:

• Woran sind die Schülerinnen und Schüler interessiert?
• Gibt es ein Wunschziel?
• Was soll im Vordergrund stehen?

◦ Einholen von Angeboten (SuS können auch nach speziellen Angeboten für Schulreisen recherchieren und diese vorstellen)

◦ Präsentation der Ergebnisse und Auswahl eines Angebotes mit der Klasse

◦ Fahrt durch die Schulleitung genehmigen lassen

◦ Einsehen der Richtlinien des Bundeslandes bzw. des Reiselandes für Klassenfahrten

◦ Erster Elternabend zur Präsentation des Fahrt-Konzepts:

• Vorstellung des Zielortes und der Unterkunft
• Pädagogische Ziele der Klassenfahrt
• Übersicht über Termin, Dauer, Kosten und Programmablauf
• Anreise (Bus, Bahn, Flugzeug, Fähre, ÖPNV, individuell durch die Eltern mit Pkw)
• Ggf. Begleitpersonen anwerben
• Versicherungs-Angebot vorstellen und Abfrage, wer welchen Versicherungsschutz abschließen möchte

◦ Buchung von Unterkunft und Transportmittel  

◦ Abschluss des nötigen Versicherungsschutzes: 

• Reiserücktritts- und Reiseabbruch-Versicherung mit Covid-Schutz zur Absicherung des Reisepreises, ggf. mit Lehrer-Ausfall-Risiko
• Reise-Haftpflicht-Versicherung für Schäden unterwegs
• Bei Auslandsreisen: eine Reisekranken-Versicherung mit Covid-Behandlungen und Kranken-Rücktransport  

◦ Eltern mittels eines Elternbriefes über Fahrtziel, Termin, An- und Abreise, Unterkunft, Versicherungsschutz, geplante Aktivitäten und Kosten informieren

◦ Vorbereitung des Freizeitprogramms (Anlegen von Tagesplänen)

◦ Eventuell Besichtigung von Unterkunft und Zielort durch die Lehrkraft

◦ Eventuell Aufbessern der Klassenkasse zur Mitfinanzierung der Fahrt:

• Kuchenbasar
• Flohmarkt
• Aufführung eines Programms

◦ Gültigkeit aller wichtigen Dokumente aller Mitreisenden für den Zeitraum der Fahrt prüfen:

• Personalausweis
• Reisepass
• Gesundheitskarte
• Ggf. Impfausweis

◦ Zweiter Elternabend:

• Vorstellung der Begleitperson(en)
• Ausgabe von Merkblättern mit allen wichtigen Daten, u.a.  Anschrift und Telefonnummer der Unterkunft
• Information über Verhaltensregeln der Kinder und Jugendlichen
• Angaben über besondere gesundheitliche Umstände (Allergien etc.) einholen
• Telefonnummern der Eltern sowie Einverständniserklärung für sportliche Aktivitäten einsammeln
• eventuell eine WhatsApp-Gruppe gründen für schnelle und wichtige Infos 

◦ Falls nötig, die Unterkunft über bestimmte Essgewohnheiten der Mitreisenden informieren (Vegetarier, Allergiker etc.)

◦ Zahlungseingänge überprüfen: haben alle Eltern ihren Anteil bezahlt? Eventuell Zahlungserinnerungen schreiben.

◦ Sind alle Rechnungen für die Fahrt bezahlt?  (Unterkunft, Transportmittel, Ausflüge, Eintrittskarten, Versicherung)

◦ Wichtige Daten beim Schulleiter hinterlegen (Adresse und Telefonnummer der Unterkunft + Programmablauf)

◦ Übermittlung aller endgültigen Daten der Fahrt durch einen zweiten Elternbrief:

• Abfahrtszeit und Ankunft bei Rückkehr
• Informationen zu Gepäck, Wertsachen und Taschengeld
• Telefonnummern der Lehrkräfte und Begleitperson(en)

◦ Versicherungsschutz prüfen und ggf. der Versicherung Änderungen mitteilen:

• Stimmen alle Namen? Sind neue Schüler oder Schülerinnen hinzugekommen? Sind welche weggezogen?
• Ist das "Lehrer-Ausfall-Risiko" mit den wichtigsten Lehrkräften abgesichert?
• Müssen eventuell zusätzliche  Begleit- oder Betreuungspersonen (Eltern, Schulhelfer) extra abgesichert werden?
• Ist ein ausreichender Schutz vorhanden, falls jemand positiv auf Covid-19 getestet wird?

◦ Klassengespräch im Beisein der Begleitperson(en):

• Information über die Verhaltensregeln
• Austeilen einer Packliste
• Durchsprechen der Tagespläne
• Einteilen der Zimmer/Häuser
• Aufgabenverteilung während der Fahrt: Wer macht Fotos? Wer räumt ab? Wer schreibt Berichte? usw.

◦ Zusammenstellen einer Erste-Hilfe-Tasche

◦ Kontrolle und Einpacken aller wichtigen Unterlagen:

• Buchungsbestätigungen (Unterkunft, Transport, Ausflüge)
• Ggf. Flugtickets oder Fahrscheine, Eintrittskarten
• Bescheinigung für vergünstigte Eintritte
• Einverständniserklärungen der Eltern
• Versicherungspolice(n) und Notrufnummer der Versicherung, falls es einen Notfall gibt
• Personalausweis oder Reisepass, Gesundheitskarte
• Ggf. Impfausweis
• Geld