Checkliste für die Planung einer Klassenfahrt
Am besten Sie drucken sich die Checkliste aus. Sie wird in den nächsten Wochen und Monaten ein nützlicher Begleiter für Sie sein.
Ganz am Anfang der Planung
◦ Termin und Reisedauer der Klassenfahrt mit der Schulleitung abstimmen
◦ Kostenrahmen festlegen
◦ Diskussion in der Klasse:
- Woran sind die Schülerinnen und Schüler interessiert?
- Gibt es ein Wunschziel?
- Was soll im Vordergrund stehen?
◦ Einholen von Angeboten (SuS können auch nach speziellen Angeboten für Schulreisen recherchieren und diese vorstellen)
◦ Präsentation der Ergebnisse und Auswahl eines Angebotes mit der Klasse
12-10 Monate vor Fahrtantritt
◦ Fahrt durch die Schulleitung genehmigen lassen
◦ Einsehen der Richtlinien des Bundeslandes bzw. des Reiselandes für Klassenfahrten
◦ Erster Elternabend zur Präsentation des Fahrt-Konzepts:
- Vorstellung des Zielortes und der Unterkunft
- Pädagogische Ziele der Klassenfahrt
- Übersicht über Termin, Dauer, Kosten und Programmablauf
- Anreise (Bus, Bahn, Flugzeug, Fähre, ÖPNV, individuell durch die Eltern mit Pkw)
- Ggf. Begleitpersonen anwerben
- Versicherungs-Angebot vorstellen und Abfrage, wer welchen Versicherungsschutz abschließen möchte
◦ Buchung von Unterkunft und Transportmittel
◦ Abschluss des nötigen Versicherungsschutzes:
- Reiserücktritts- und Reiseabbruch-Versicherung mit Covid-Schutz zur Absicherung des Reisepreises, ggf. mit Lehrer-Ausfall-Risiko
- Reise-Haftpflicht-Versicherung für Schäden unterwegs
- Bei Auslandsreisen: eine Reisekranken-Versicherung mit Covid-Behandlungen und Kranken-Rücktransport
◦ Eltern mittels eines Elternbriefes über Fahrtziel, Termin, An- und Abreise, Unterkunft, Versicherungsschutz, geplante Aktivitäten und Kosten informieren
8-6 Monate vor Fahrtantritt
◦ Vorbereitung des Freizeitprogramms (Anlegen von Tagesplänen)
◦ Eventuell Besichtigung von Unterkunft und Zielort durch die Lehrkraft
◦ Eventuell Aufbessern der Klassenkasse zur Mitfinanzierung der Fahrt:
- Kuchenbasar
- Flohmarkt
- Aufführung eines Programms
◦ Gültigkeit aller wichtigen Dokumente aller Mitreisenden für den Zeitraum der Fahrt prüfen:
- Personalausweis
- Reisepass
- Gesundheitskarte
- Ggf. Impfausweis
2 Monate vor Fahrtantritt
◦ Zweiter Elternabend:
- Vorstellung der Begleitperson(en)
- Ausgabe von Merkblättern mit allen wichtigen Daten, u.a. Anschrift und Telefonnummer der Unterkunft
- Information über Verhaltensregeln der Kinder und Jugendlichen
- Angaben über besondere gesundheitliche Umstände (Allergien etc.) einholen
- Telefonnummern der Eltern sowie Einverständniserklärung für sportliche Aktivitäten einsammeln
- eventuell eine WhatsApp-Gruppe gründen für schnelle und wichtige Infos
◦ Falls nötig, die Unterkunft über bestimmte Essgewohnheiten der Mitreisenden informieren (Vegetarier, Allergiker etc.)
◦ Zahlungseingänge überprüfen: haben alle Eltern ihren Anteil bezahlt? Eventuell Zahlungserinnerungen schreiben.
◦ Sind alle Rechnungen für die Fahrt bezahlt? (Unterkunft, Transportmittel, Ausflüge, Eintrittskarten, Versicherung)
6 Wochen vor Fahrtantritt
◦ Wichtige Daten beim Schulleiter hinterlegen (Adresse und Telefonnummer der Unterkunft + Programmablauf)
◦ Übermittlung aller endgültigen Daten der Fahrt durch einen zweiten Elternbrief:
- Abfahrtszeit und Ankunft bei Rückkehr
- Informationen zu Gepäck, Wertsachen und Taschengeld
- Telefonnummern der Lehrkräfte und Begleitperson(en)
◦ Versicherungsschutz prüfen und ggf. der Versicherung Änderungen mitteilen:
- Stimmen alle Namen? Sind neue Schüler oder Schülerinnen hinzugekommen? Sind welche weggezogen?
- Ist das "Lehrer-Ausfall-Risiko" mit den wichtigsten Lehrkräften abgesichert?
- Müssen eventuell zusätzliche Begleit- oder Betreuungspersonen (Eltern, Schulhelfer) extra abgesichert werden?
- Ist ein ausreichender Schutz vorhanden, falls jemand positiv auf Covid-19 getestet wird?
2 Wochen vor Fahrtantritt
◦ Klassengespräch im Beisein der Begleitperson(en):
- Information über die Verhaltensregeln
- Austeilen einer Packliste
- Durchsprechen der Tagespläne
- Einteilen der Zimmer/Häuser
- Aufgabenverteilung während der Fahrt: Wer macht Fotos? Wer räumt ab? Wer schreibt Berichte? usw.
◦ Zusammenstellen einer Erste-Hilfe-Tasche
Unmittelbar vor Fahrtantritt
◦ Kontrolle und Einpacken aller wichtigen Unterlagen:
- Buchungsbestätigungen (Unterkunft, Transport, Ausflüge)
- Ggf. Flugtickets oder Fahrscheine, Eintrittskarten
- Bescheinigung für vergünstigte Eintritte
- Einverständniserklärungen der Eltern
- Versicherungspolice(n) und Notrufnummer der Versicherung, falls es einen Notfall gibt
- Personalausweis oder Reisepass, Gesundheitskarte
- Ggf. Impfausweis
- Geld
Checkliste Download
Hier können Sie die gesamte Checkliste für Ihre Klassenfahrt-Planung herunterladen, ausdrucken und alle erledigten Dinge mit einem Häkchen versehen.
Noch mehr Pack- und Checklisten
Weiterempfehlung
Kennen Sie andere Menschen, die auch
eine Reise mit der Schule, der Arbeitsgemeinschaft, der Kita oder dem Verein planen?
Dann empfehlen Sie diese Seite doch gern weiter!
Vielen Dank!